BASF’de Değişimin Yönetimi

23.07.2018

1. Giriş

Dünya çapında 350’den fazla noktada üretim tesisi bulunan ve 115.000’den fazla çalışanı olan BASF’nin kökleri Almanya’nın Mannheim şehrine dayanmaktadır. Bir kuyumcu ve girişimci olan Friedrich Engelhorn, “Badische Anilin-&Sodafabrik” (BASF) adlı anonim şirketi 1865 yılında boya, pazarın ihtiyacı olan hammaddeler, yardımcı maddeler, öncü maddeler ve ara ürünleri üretmek üzere kurmuştur. Bugün 153 yıllık bir geçmişe sahip olan BASF, Türkiye pazarına 1880 yılında boya ürünleri satışı ile girmiştir ve 1970 yılında ‘BASF Sümerbank Türk Kimya Sanayi A.Ş.’ olarak Türkiye’de üretim faaliyetlerine başlamıştır. Kimya sektörünün tarihi incelendiğinde birçok facia ile karşılaşmak mümkündür. Günümüzde yaşanan her bir faciadan elde edilen buldular değerlendirildiğinde, aslında bu faciaların %90’dan fazlasının basit ve disiplinli yöntemler ile önlenebileceği görülmektedir. Sektörce, bu yöntemlerin en önemlilerinden biri olarak kabul edilen değişimin yönetimi uygulamaları da doğal olarak BASF için uygulaması ve sisteme bağlılığı üst düzeyde tutulan bir süreçtir. BASF için öncelik dünya çapında kurduğu ve çalıştırdığı tesislerde sağlık, emniyet ve çevre güvenliği konularında yüksek standartlara sahip olmaktır. BASF bu hedefine ulaşmak için güçlü bir sağlık, emniyet ve çevre stratejisi benimser. Olağan üretim döngüsü içerisindeki tesislerde bu yüksek standartlara ulaşmak ise etkili bir değişimin yönetimi sistemi ile mümkündür. Değişimin yönetimi sistemi, BASF bünyesindeki üretim tesislerini, ambarları, araştırma geliştirme birimlerini ve ofisleri kapsamaktadır. Bu sistem, tesisin üretime başlamasından kapatılana kadar geçen tesis ömründe, teknik veya organizasyonel olmasına bakılmaksızın tesis operasyonlarına etkisi olan tüm kalıcı ve geçici değişiklikleri kapsamaktadır. BASF’de değişimin yönetiminin tanımları, kapsamı, nasıl ele alındığı ve nasıl değerlendirildiği ayrıntılı olarak yazımızın devamında anlatılmaktadır.

2. Tanımlar

Değişiklik: Planlı ve bilinci olarak yapılan tüm mekanik, teknik veya organizasyonel değişiklikleri kapsar. Dikkate alınacak olan değişiklikler bölüm 4.2’de ayrıntılı biçimde listelenmiştir. Eğer bir değişiklik düzenli olarak yapılıyor ise bir operasyon prosedürü ile desteklenip risk analizi yapılır ve bu çalışma artık bir değişiklik olarak kabul edilmez. Geçici Değişiklik: Belirli bir süre için planlanan ve planlanan süre sonunda sistemin eski haline döndüğü değişimlerdir. (Örn. tesis denemeleri.) Hemen Yapılması Gereken Değişiklik: Ciddi olumsuz durumların olmaması için yapılan acil eylemler.

3. Sorumlular

Tesisin yönetiminden sorumlu olan Tesis Müdürü yerel ve bölgesel mevzuatlara uyumlu olan kapsamlı bir değişimin yönetimi sistemi kurulmasından sorumludur. Bunun yanında tesis yönetiminden sorumlu olan bu kişi sistemin etkinliğini ve sisteme uyumu takip etmekle de sorumludur.

4. Değişimin Yönetimi Sistemi Gereklilikleri

Her tesisin bünyesinde etkin bir değişimin yönetimi sistemi olmalıdır. Değişimin yönetimi sisteminin detaylandırılması tesislerin tehlike ve karmaşıklık seviyesi ile orantılı olmalıdır. Değişimin yönetimi sistemi aşağıdaki hususları ele almalıdır;

4.1 Değişimin Yönetimi Sistemi için Genel Gereksinimler;

• Değişimin neyi teşkil ettiğini açıkça tanımlanmalıdır. • Roller ve sorumluluklar net olarak tanımlanmalıdır. • Değişimin yönetimi sisteminin her bir adımını ve elemanlarını tarif eden yazılı bir prosedür olmalıdır. • Değişimin yönetimi sistemine dahil olan tüm personel, sistemin uygulanması konusunda düzenli olarak eğitilmelidir. • Değişiklikler dokümante edilmelidir ve bu dokümanlar en az beş yıl veya yerel mevzuatlar daha uzun bir süre saklanmasını istiyor ise belirtilen en uzun süre boyunca saklanmalıdır.

4.2 Değişimin Yönetimi Sistemi Kapsamındaki Değişiklikler;

Aşağıdaki değişiklikler değişimin yönetimi sistemi çerçevesinde ele alınmalıdır,

• Kimyasal/Teknolojik;

- Önceden tanımlanmış ve dokümante edilmiş olan güvenli operasyon limitleri dışına çıkan değişiklikler. Alarm veya kilit limitlerinin revizyonları. - Bilgisayar yazılım revizyonları. - Yeni kimyasal kullanımı. - Kullanılan kimyasalın değiştirilmesi. - Operasyon adımlarında olan değişiklikler.

• Ekipman;

- Yeni borulama veya ekipman. - Borulamaların revize edilmesi. - Ekipmanların revize edilmesi.

• Prosedürel;

- Standart işletim prosedürleri. - Acil durum prosedürleri. - Güvenli çalışma prosedürleri. - Bakım/denetim prosedürleri. - Yeni ekipman montajları için oluşturulan yeni prosedürler. - Bir görev için belirlenen personel yetkinliği ve personel sayısı.

• Personel/Organizasyonel;

- Personel sayısındaki değişiklikler. - İdari işler. - Bakım destek. - Alt yükleniciler.

• Tesis;

- Binalardaki değişiklikler. - Yeni binaların inşası.

• Üretim Operasyonları;

- Üretim süreçlerini yeni bir ürün üretmek için yeniden tasarlamak.

4.3 Değişimin Yönetimi Sistemi Elemanları;

Aşağıdaki elemanlar etkin bir değişimin yönetimi sisteminin tipik parçalarıdır ve bu elemanların hepsi prosedürlerde net olarak tarif edilmelidir. Karar araçları, formlar ve iyi uygulama örnekleri etkin bir değişimin yönetimi uygulamasının hayata geçirilmesinde kolaylıklar sağlamaktadır.

4.3.1 Teknik Değişiklikler,

Teknik değişiklikler kimyasal, teknolojik, ekipman, tesis ve üretim değişikliklerini kapsamaktadır. Değişimin yönetimi sisteminin tipik elemanları aşağıdaki gibidir, • Başlangıç ve öneri,i. Kimin değişiklik isteyebileceğinin tanımlanması. • Öneri kontrolü ve teknik değerlendirme, i. Değişiklik önerisisin kimin tarafından kontrol edilip sınıflandırılacağının tanımlanması. ii. Değişimin tipine göre önerinin sınıflandırılması. iii. Değişikliğin gerekliliğinin değerlendirilmesi. iv. Teknik uygunluğun değerlendirilmesi. v. Ne seviyede risk analizi ve onay sürecinin gerekli olduğunun risk seviyesi sınıflandırılması ile belirlenmesi. vi. Değerlendirmeyi tamamlamak için gerekli olan belgelerin tam ve güncel olduğunun kontrolü. vii. Değişiklikten etkilenecek olan tüm doküman, prosedür ve personelin tanımlanması. viii. Geçici değişiklikler olması durumunda beklenen sürelerinin belirlenmesi.

• Risk değerlendirmesi,

i. Yapılacak değişikliğin sağlık, emniyet ve çevre açısından olumsuz bir etkisi olmaması için gerekli olan risk değerlendirmesi metodunun belirlenmesi. ii. Risk değerlendirmesini yapacak olan personelin niteliğinin ve uzmanlığının tanımlanması. (Risk değerlendirme ekibinin dağılımı önerilen değişikliğin risk seviyesin göre değişkenlik gösterebilir.)

• İlgili personelin bilgilendirilmesi ve eğitilmesi,

i. Değişimden etkilenen tüm personel bilgilendirilmelidir. ii. Değişim sonrasında çalışmaları etkilenecek tüm personele gerekli eğitimler verilir.

• İlgili teknik dokümanların ve prosedürlerin güncellenmesi,

i. Ekipman bilgisi güncellenir. ii. P&ID’ler güncellenir. iii. Güvenlik dokümanları güncellenir (örn. Patlamadan korunma dokümanı). iv. Test ve denetim prosedürleri güncellenir. v. Acil durum planları güncellenir.

• Uygulama hazırlıkları,

i. Tesise özel alınması gereken iş izinleri alınır.

• Uygulama öncesi gözden geçirme,

i. Gerekli tüm nihai kabul testlerinin tamamlandığı ve belgelendiği doğrulanır. ii. Güvenli çalışma için alınan organizasyonel önlemler gözden geçirilir. (Operasyon prosedürleri, eğitim vs.) iii. Risk analizlerinden gelen aksiyonların kapatıldığı doğrulanır.

• Açık maddelerin kapatılması,

i. Açık aksiyon takibinin sorumluluğunun kimde olduğu tanımlanır. ii. Kapatılan aksiyon maddeleri dokümante edilir.

• Değişimin kapatılması,

i. Tüm açık aksiyonlar kapatıldıktan sonra değişimi tamamlayarak kapatma yetkisinin kimde olduğu net olarak tanımlanır. ii. Kapatılan değişikliklerin belgelenmesi ve arşivlenmesi sağlanır.

4.3.2 Organizasyonel Değişiklikler,

Organizasyonel değişiklikler prosedür, personel veya organizasyondaki değişiklikleri kapsar. Değişimin yönetimi sisteminin tipik elemanları aşağıdaki gibidir,

• Başlangıç ve öneri,

i. Kimin değişiklik isteyebileceğinin tanımlanması.

• Öneri kontrolü ve teknik değerlendirme,

i. Değişiklik önerisisin kimin tarafından kontrol edilip sınıflandırılacağının tanımlanması. ii. Değişimin tipine göre önerinin sınıflandırılması. iii. Değişikliğin gerekliliğinin değerlendirilmesi. iv. Ne seviyede risk analizi ve onay sürecinin gerekli olduğunun risk seviyesi sınıflandırılması ile belirlenmesi. v. Değişiklikten etkilenecek olan tüm doküman, prosedür ve personelin tanımlanması. vi. Geçici değişiklikler olması durumunda beklenen sürelerinin belirlenmesi.

• Risk değerlendirmesi,

i. Yapılacak değişikliğin sağlık, emniyet ve çevre açısından olumsuz bir etkisi olmaması için gerekli olan risk değerlendirmesi metodunun belirlenmesi. ii. Risk değerlendirmesini yapacak olan personelin niteliğinin ve uzmanlığının tanımlanması. Risk değerlendirme ekibinin dağılımı önerilen değişikliğin risk seviyesin göre değişkenlik gösterebilir.

• İlgili personelin bilgilendirilmesi ve eğitilmesi,

i. Değişimden etkilenen tüm personel bilgilendirilmelidir. ii. Değişim sonrasında çalışmaları etkilenecek tüm personele gerekli eğitimler verilir.

• İlgili teknik dokümanların ve prosedürlerin güncellenmesi,

i. Operasyon ve bakım prosedürleri güncellenir. ii. Test ve denetim prosedürleri güncellenir. iii. Acil durum planları güncellenir.

• Değişimin kapatılması,

i. Tüm açık aksiyonlar kapatıldıktan sonra değişimi tamamlayarak kapatma yetkisinin kimde olduğu net olarak tanımlanır. ii. Kapatılan değişikliklerin belgelenmesi ve arşivlenmesi sağlanır.

5. Dokümantasyon

Değişimin yönetimi dokümanı aşağıdaki elemanları kapsamalıdır, •Değişimin net tanımı, •Değişimin nedeni, •Teknik altyapı, •Risk değerlendirme, •Onaylar, •İletişim ve etkilenen personelin eğitimi, •Doküman ve prosedürlerin gözden geçirilmesi, •Değişimin kapatılması

6. Değişimin Onayı Seviyesinde Risk Değerlendirmesi Çalışması

BASF, değişimin karmaşıklığı ve tehlike düzeyine göre yapılması gereken risk analizinin seviyesinin ve onay yetkisinin belirlenmesi için kademeli bir yaklaşım geliştirmiştir. Dört kademeli bu yaklaşımda değerlendirme bir soru listesi kullanılarak yapılmaktadır. Risk değerlendirmesi seviyesi ve onay mekanizması seviyesi soru listesindeki soruların cevapları ile netleştirilir ve karar akış şeması ile sonuçlandırılır.

6.1 Soru listeleri; Liste 1;

Yasalar ve yönetmelikler (Örn. Büyük Endüstriyel Kazaların Önlenmesi ve Etkilerinin Azaltılması Hakkında Yönetmelik (SEVESO II), Çalışanların Patlayıcı Ortamların Tehlikelerinden Korunması Hakkında Yönetmelik) gibi yerel mevzuatlar ile ilgili sorular. •Kritik bir madde için eşik miktarının ilk kez aşılması söz konusu mu? •Tesis için hazırlanan resmi güvenlik raporunda bir değişiklik söz konusu mu?

Liste 2;

Yapılacak değişikliğin tesisin riskini artırma potansiyeli ile ilgili sorular. •Koruyucu bir cihaz (Örn. Emniyet ventili, patlama kapağı, güvenlik ekipmanı (Z kalite kilitleme) değişikliği, eklemesi veya iptali söz konusu mu? •Değişikliğin koruyucu bir ekipmanın tasarım senaryosunu (Örn. Salınım senaryosu) etkileme potansiyeli var mı? •Yüksek bir ekzotermik reaksiyon oluşumu söz konusu mu? •Yüksek ekzotermik bozulma potansiyeli olan kararsız maddelerin eklenmesi söz konusu mu? Liste 3; Küçük değişiklikler ile ilgili sorular. • Sadece dokümanlardaki hatalar mı düzeltilecek?

6.2 Karar Akış Şeması

6.3 Risk Analizi Kademelendirmesi

Kademe 1; Risk analizine gerek yoktur. Kademe 2; Risk analizi üretim/operasyon ekipleri tarafından kontrol listesi ile yapılır. Kademe3; Üretim/operasyon ekipleri, SEÇ ekipleri, tesis yöneticisi ve proses güvenliği uzmanından oluşan bir ekip ile risk analizi yapılır. Kademe 4; Yasal gerekliliklere göre (güvenlik raporunun etkilenmesi durumunda bu değişikliği de dahil edecek şekilde) tüm yerel mevzuatlara uyum sağlayacak bir risk analizi üretim/operasyon ekipleri, SEÇ ekipleri, tesis yöneticisi ve proses güvenliği uzmanından oluşan bir ekip ile yapılır.