Proses Güvenlik Yönetim Sisteminde Konfor Alanından Çıkma “Değişimin Yönetimi”
1. Giriş
Global bir köy haline gelen yeni Dünya düzeni ve hızla gelişen/değişen yaşam şartları, beraberinde yeni ihtiyaçları ortaya çıkarmıştır. Özellikle endüstrileşmenin çok hızlı olduğu son asırda, birçok yeni kimyasal, yeni ürün ve yeni prosesler devreye girmiş ve bu yeni oluşumlar çalışanlar ve işyerleri için yeni tehlike ve riskleri de beraberinde getirmiştir. Tüm bu gelişmeler beraberinde değişim ihtiyacını da elzem kılmıştır.
Genel anlamıyla bakıldığında Değişim Yönetimi (İng: Change Management) kavramı, ilk olarak doksanlı yılların başında ortaya çıkmıştır ve söz konusu değişimler çalışma koşullarını da ciddi şekilde içine alacak şekilde günümüze kadar gelişmeye devam etmiştir.
Değişim yönetimi; bir işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlamak amacıyla bireysel ve kurumsal ölçekte uygulanabilecek tüm iyileştirme süreçlerinin yönetilmesini ifade etmektedir.
Bu değişimler; maliyetleri azaltmak, gelirleri iyileştirmek, sorunları çözmek, fırsatları değerlendirmek, iş ve stratejiyi düzenlemek veya kurum içindeki bilgi akışını kolaylaştırmak gibi organizasyonu iyileştirme hedefleridir.
2. Güvenlik Yönetim Sistemi ve Değişimin Yönetimi
Proses güvenliğinde değişimin amacı ise, Güvenlik Yönetim Sistemini (GYS) etkileyebilecek; organizasyonel değişiklikler, üretim şartları ve proses değişiklikleri, tehlikeli madde depolama kapasitesinde ve yöntemlerinde yapılacak değişiklikler, ekipman değişiklikleri ve güvenlik ile ilgili belgelerdeki değişiklikler ile çevresel koşullarına bağlı unsurlarında herhangi bir değişiklik ihtiyacı olması durumunda değişikliklerin planlı bir biçimde gerçekleştirilmesini kapsamaktadır.
Değişim yönetim süreci, uygulanabildiğinde Güvenlik Yönetim Sistemi’nin içinde başlı başına bir sistemdir ve sistem iyi işletildiği sürece değişim yönetiminin etkinliği görülmeye başlar. Ancak tüm sistemlerde olduğu gibi değişimin yönetiminde de hem kurumsal olarak hem de bireysel olarak direnişler ciddi olarak karşımıza çıkar.
İyi bir liderlik ve yönetim söz konusu olduğunda bu değişimler yönetilebilir ve bu değişimler ile ilgili yapılacak çalışmalar kuruluşun bütününü olumlu yönde iyileştirebilir.
3. Uygulama
Değişiklik; mevcutta var olan yerleşik bir ana çizgiden bir sapma veya başka bir şeyin yerine konmuş ya da koyulabilecek bir değişimdir. Bu değişim; süreçlerin içerisinde personele, iş süreçlerine, sistemlere, tesis ve teçhizata, teknolojiye, belgelere, risklere, mevzuata, taahhütlere, zorunluluklara ve diğer şartlara uygulanan ve kurum tarafından
etkilenen veya kurumu etkileyen çevresel, fiziksel ve sosyal dış faktörlere uygulanan değişiklikleri içerir.
Değişikliklerin yönetiminde, sistemde oluşabilecek rutin olan olmayan kritik, geçici, kalıcı ve acil tüm değişiklikleri içerecek şekilde bir yapının oluşturulması gerekmektedir.
Daha sonraki adımda ise; söz konusu bu değişikliklerin talep edilmesi, yapılacak değişikliğe karar verilmesi, yapı içerisinde talep edilen değişiklik karşısında bu değişiklikten etkilenen tüm birimler arası koordinasyonun sağlanması, koordinasyon ve yapılan çalışmaların dokümante edilmesi, her tür değişikliğin uygulanması ve izlenmesinde standardizasyonu sağlayarak değişiklikten doğabilecek hataların minimize edilmesi unsurlarını da içerecek şekilde kuruluşta bir sistem oluşturulması ve daha da önemlisi sistemin etkin şekilde çalıştığından emin olunması gerekmektedir.
Şimdi, bu olası değişikliklerin içeriklerine aşağıda bir göz atalım;
3.1 Rutin Değişiklikler
Rutin değişiklikler, tesis içerisinde iç veya dış kaynaklı birçok sebepten ortaya çıkıp büyük endüstriyel kazayı tetikleyebilecek, dolayısıyla sürekli olarak Güvenlik Yönetim Sistemi kapsamında kontrollü olarak gerçekleştirilmesi gereken; kritik değişikliklere oranla daha kolay yönetilebilir değişiklik süreçleridir.
Örneğin; bakım veya yenileme amaçlı birebir yapılan ekipman ve malzeme değişiklikleri gibi değişiklikler, rutin değişiklikler olarak kabul edilebilir. Ancak rutin değişikliklerde de ilgili süreç değerlendirilirken; rutin olarak değerlendirilen değişiklik sürecinin kritik olup olmadığı ile geçici, kalıcı veya acil değişiklik süreçlerinden olup olmadığı mutlaka değerlendirmelidir.
3.2. Kritik Değişiklikler
Kritik değişiklikler, kuruluşu ve sistemi etkileyen/etkilemesi muhtemel değişiklikler olarak tanımlanabilir. Öncelikle kuruluşun kendisi için kritik olan değişikliklerin belirlenmesi, gündeme gelmesi ve kuruluşun kendi için neyin kritik olup olmadığına karar vermesi gerekmektedir.
Kuruluş bünyesinde iç ve dış kaynaklı sebeplerden dolayı meydana gelebilecek olası tüm süreç değişiklik ihtiyaçları; düzeltici faaliyetler, iç veya dış denetimler, personel talepleri, hedefler, risk aksiyon belirleme süreci, çalışan geri bildirimleri, periyodik toplantılar, mevzuatlarda yapılan zorunlu değişiklikler, Yönetim Gözden Geçirme toplantı kararları sonucu vb. ortaya çıkabilir.
Kritik değişikliklerin neler olduğu belirlendikten sonra, değişim esnasında yukarıda konu edilen değişiklik adımlarının ve risklerinin gözden geçirilmesi gerekmektedir.
3.3 Değişikliklerin İçerikleri
Kritik değişikliklerin içeriği, aşağıdakileri de kapsayacak şekilde kuruluşu etkileyebilecek tüm unsurlar yönetmeyi ve kontrol altında almayı gerektirmektedir. Bu unsurlar özetle;
* Organizasyonel değişiklikler ve personel değişiklikleri
• Proses güvenlik biriminde bulunan kritik personellerin değişimi
• İşten ayrılma
• Yeni işe alım
• Organizasyon şemasındaki güncellemeler
* Proses değişiklikleri; proses şartları veya proses kontrol sistemindeki değişiklikler, kapasite değişiklikleri, ekipman veya proses parametrelerindeki değişiklikler
• BEKRA’ya bildirilen kimyasalların bulunduğu ve/ veya işlendiği proseslerde yapılacak rutin ve kritik değişiklikler
• Kullanılan kimyasalın/kimyasalların değişmesi veya yeni bir kimyasal eklenmesi
• Prosesin/üretimin teknolojisinin değişmesi
• Proseste bulunan herhangi bir ekipmanın değişmesi veya ekipmanın eklenmesi
• Ekipman malzemelerine yapılan modifikasyonlar
• Elektrikli ekipmanlara yapılan modifikasyonlar
• Ekipmanın/ekipmanların yeniden konumlandırılması
• Tanımlanmış operasyon parametrelerinin dışında kalan bir sürecin; akış, sıcaklık, basınç ya da bileşimin değişikliği
* Tehlikeli madde depolama kapasitesinde ve yöntemlerinde yapılacak değişiklikler
• Bildirilen kimyasalların miktarlarının değişmesi
• Daha önce tesiste kullanılmayan ancak tehlikeli kimyasal olarak kabul edilen bir kimyasalın tesis prosesine eklenmesi
* Ekipman Değişiklikleri
• Büyük endüstriyel kazalara sebep olabilecek tesisler olarak belirtilen alanlarda kullanılan ekipman/ enstrümanların değişimi
• Proses ekipmanlarında (alarmlar ve tahliye teçhizatları gibi) tanımlanmış sınırlarının ya da ayar noktalarının dışında kalan bir değişiklik
• Toksik, korozif veya yanıcı maddelerin taşınması için taşınabilir ekipmanlara veya taşımacılık ekipmanlarına ilişkin veya herhangi bir maddenin depolanmasına ilişkin teçhizat değişiklikleri
• Güvenlikle ilişkili sistemlerin takvimi belirlenmiş kontrollerinin sıklığında herhangi bir değişiklik (örneğin kapatma sistemleri ve önemli uyarılar)
* Güvenlik ile ilgili belgelerdeki değişiklikler ve çevresel koşullara bağlı değişiklikler
• BEKRA mevzuatı kapsamında hazırlanması istenen herhangi bir belge ve dokümanda yapılan değişikler
• Yasal mevzuatlardaki değişiklikler/revizyonlar, daha önce olmayan, sonradan değişen çevre koşulları (yeni tesisler, doğa olayları vb.)
• Bir tesisin mahalli mevzuata göre tebliğini etkileyen herhangi bir değişiklik (emisyonlar/çevre/toplum/çalıştırma ruhsatı)
Güvenlik Yönetim Sistemi kapsamında yönetilmesi gereken değişiklikler yukarıda verilmiştir. Bunlar dışında tesis bazında değişim yönetimi uygulanması muhtemel diğer maddeler aşağıdaki gibidir;
• Hammadde değişimi: Kritik süreçleri doğrudan veya dolaylı yoldan etkileyebilecek hammaddelerde yapılan değişiklikler
• Tedarikçi değişimi: Tedarikçi tarafından sağlanan ve kritik süreçleri doğrudan veya dolaylı yoldan etkileyebilecek süreçlerdeki değişiklikler
• Alt yüklenici değişimi: Kritik süreçlerde yer alan veya kritik süreçleri etkileyebilecek pozisyonlarda görev yapan alt yüklenicilerin değişimi
• Teknoloji değişimi: Kritik proseslerde kullanılan ekipmanlarla ilgili teknolojilerin değişikliği
• Yasal gereklilik değişimi: Kritik süreçlerle ilgili dokümantasyonun güncellenmesini ve tesiste uygulanabilirliğinin denetlenmesini gerektiren her türlü değişiklik
• Lokasyon değişimi: Kuruluşta yer alan herhangi bir ekipmanın, bir tesisinin veya tümünün değişimi/taşınması
• Tüm bu maddelerin dışında yer alan ve değişim yönetimi gerekliliği düşünülen diğer herhangi bir değişiklik
3.4. Değişiklik Nedeniyle Oluşabilecek Tehlikeler
Kuruluşta tesis, proses, tehlikeli kimyasal, çevre veya insan kaynaklı rutin, geçici, kalıcı veya acil değişiklikler nedustrial deniyle oluşabilecek tehlikeler ile ilgili olarak; değişikliğin
başlatılması öncesinde büyük endüstriyel kazalar açısından tehlikelerin risklere dönüşümünün etkin bir şekilde yönetilmesi için risk değerlendirme çalışmaları yapılmalıdır. Değerlendirme süreci, yasalara ve kurallara uygunluk durumu ile resmi mercilere yasal bildirimlerin yapılma durumunu da içerecek şekilde gerçekleştirilmelidir.
3.5. Değişikliklerin Kaydedilmesi ve İlgili Belgelerin Güncellenmesi
Kuruluş; değişikliğin ilk aşamasında yapılan değerlendirme ve onay sürecinin dokümantasyonunu ve gerçekleştirilen rutin, geçici, kalıcı ve acil değişikliklerde kullanılan tüm dokümanların hazırlanması, tanımlanması, güncellenmesi ve yayımlanması sürecini, kuruluşun dokümantasyon sistemi üzerinden gerçekleştirmelidir. Böylece kuruluşta gerçekleştirilen tüm değişiklikler kayıt altına alınıp, kanıt olarak kuruluş bünyesinde saklanmalıdır.
3.6. Çalışanların Bilgilendirilmesi
Kuruluşta rutin, geçici, kalıcı veya acil değişiklik meydana gelmesi durumunda; değişiklikten etkilenmesi muhtemel tüm çalışanlara, alt işverenlere ve alt işverenin çalışanlarına bilgi verilmesi gerekmektedir. Bu bilgilendirme süreci kuruluşa uygun iletişim metotları ile (iletişim/duyuru panoları, mail, telefon veya mesaj yoluyla) sağlanabilir.
Sonuç
Global dünyanın en önemli kurallarından biri “değişmeyen tek şeyin değişim” olmasıdır. Değişim ihtiyacı; bir risk, bir fırsat ya da çözülmesi gereken bir sorunla karşımıza çıkabilir. Yeni araçlar veya süreçler başarılı bir değişim yönetimine ulaşmak için yeterli değildir. Değişim, aynı zamanda bireysel bir olaydır; bu kapsamda değişimin doğru yönetilebilmesi için insan faktörü de dikkate alınmalı ve değişimin içerisinde yer almalıdır.
Değişimin yönetimi süreci bireyleri de kapsayacak şekilde yönetildiğinde, kuruluşların değişime başarılı bir şekilde adapte olması kaçınılmazdır ve bu durum kuruluşların
ilerlemesini, büyümesini ve daha güvenli işyeri haline gelmesini sağlamaktadır. Zira değişime adapte olamayan birey ve şirketler, günümüz iş hayatının çetin rekabet ortamında varlıklarını sürdürme imkanı bulamazlar ve daima ilerleyenleri seyrederler. Son söz olarak;
elbette ki değişim yönetiminde başrol oyuncuları liderlerdir ve liderlerin bu alanda sergiledikleri duruşlar kuruluşun kaderini belirlemektedir.
Dr. Öğr. Üyesi Hacer Kayhan
Kayhan Akademi Genel Müdürü
Üsküdar Üniversitesi Öğretim Üyesi
